Code of Conduct
1. Vorwort der Geschäftsführung
3. Verhalten im Geschäftsverkehr
4. Mitarbeiter und Führungskultur
5. Umsetzung des Verhaltenskodex
1. Vorwort der Geschäftsführung
DiaSys Diagnostic Systems entwickelt und produziert Reagenzien und Systeme für das klinische Labor in höchster Qualität, der Kunden in mehr als 140 Ländern seit über 30 Jahren vertrauen. Unser Portfolio umfasst mehr als 90 klinisch-chemische und immunturbidimetrische Reagenzien für Routine- und Spezialdiagnostik sowie entsprechen-de Kalibratoren und Standards. Die Geräteproduktpalette beinhaltet vollautomatisierte klinisch-chemische Analyzer, halbautomatisierte Geräte sowie POC Geräte für die patientennahe Diagnostik.
Seit der Gründung im Jahr 1991 durch Dr. Günther Gorka, Rolf Greiner und Dr. Manfred Probst steht der Name DiaSys nicht nur für qualitativ hochwertige Reagenzien und Systeme mit hoher Anwendungssicherheit, die extrem zuverlässig, umweltverträglich und nachhaltig sind, sondern auch für die Werte eines inhabergeführten Familienunternehmens.
Die Befolgung von Recht und Gesetz, die Einhaltung von internen Richtlinien sowie die Achtung ethischer Grundwerte sind für uns die Basis, auf der unser wirtschaftlicher Erfolg basiert. Wir sind uns unserer sozialen, ökologischen und gesellschaftlichen Verantwortung gegenüber unseren Mitarbeitern, Geschäftspartnern, dem Gemeinwesen und der Umwelt bewusst, durch die wir das Vertrauen unserer Mitarbeiter und Geschäftspartner erhalten und einen Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung unseres Unternehmens und des Gemeinwesens leisten wollen.
Der vorliegende Code of Conduct fasst die wichtigsten Grundsätze unseres unternehmerischen Handelns zusammen. Er zeigt unseren Mitarbeitern die Leitplanken für ihre tägliche Arbeit im Umgang mit Kollegen, Geschäftspartnern und Wettbewerbern und unter-stützt sie im Umgang mit rechtlichen und ethischen Fragestellungen. Für jeden Mitarbeiter ist es eine unerlässliche Pflicht diesen Code of Conduct zu lesen, zu verstehen und ihn bei der täglichen Arbeit aktiv umzusetzen. Wir sind gemeinsam verantwortlich für ein regelkonformes und integres Handeln.
Holzheim, im Juni 2023
Dr. Günther Gorka, Dr. Jan Gorka, Peter Zöller
2. Grundsatzerklärungen
2.1 Einleitung
Integrität, die Einhaltung von Gesetzen und die Verantwortung gegenüber Mensch und Umwelt bestimmen unser unternehmerisches Handeln. Dieser Verhaltenskodex fasst die wichtigsten Grundsätze für rechts- und regelkonformes Handeln sowie für moralisch und ethisch einwandfreies Verhalten, sowohl im Geschäftsverkehr als auch im Umgang miteinander, zusammen.
Der Erhalt einer intakten Umwelt für unsere nachfolgenden Generationen ist ein besonderes Anliegen, weshalb der Verhaltenskodex auch Grundlage einer nachhaltigen Entwicklung unseres Unternehmens sein soll. Er bietet eine Orientierungshilfe bei der täglichen Arbeit und soll korrektes, rechtschaffenes und verantwortungsvolles Handeln unterstützen und fördern. Ziel dieses Verhaltenskodex ist es, das Vertrauen all derjenigen, die mit uns in irgendeiner Weise verbunden sind, zu gewinnen und dauerhaft zu erhalten.
Die Ausführungen in diesem Verhaltenskodex stellen einen Mindeststandard dar. Striktere Regelungen, Standards oder weitere Anforderungen werden durch diesen Verhaltenskodex nicht eingeschränkt und finden gleichfalls Anwendung.
2.2 Geltungsbereich des Code of Conduct
Dieser Verhaltenskodex ist für die Mitarbeiter der gesamten DiaSys-Gruppe (Mehrheitsbeteiligungen), im Folgenden DiaSys genannt, verbindlich. Es ist Aufgabe einer jeden Führungskraft, die ihr zugeordneten Mitarbeiter über Geltung und Inhalte dieses Verhaltenskodex verständlich zu informieren und sie zur unbedingten Einhaltung aller Regeln anzuhalten. Darüber hinaus wird die DiaSys ihren Mitarbeitern durch Schulungen helfen, diesen Kodex umzusetzen. Die Umsetzung bei den Töchtern erfolgt individuell entsprechend der lokalen Gegebenheiten.
Da eine Missachtung des Verhaltenskodex zu großen wirtschaftlichen Schäden und erheblichem Ansehensverlust führen und damit die nachhaltige Entwicklung des Unternehmens gefährden kann, duldet die Geschäftsführung keinen Verstoß gegen die Prinzipien dieses Kodex. Jeder Mitarbeiter hat für die Einhaltung aller ihn betreffenden Gesetze und Regelungen selbst Verantwortung zu übernehmen und muss im Fall des schuldhaften Verstoßes mit disziplinarischen Maßnahmen und der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen rechnen.
Die Regelungen dieses Kodex werden durch interne Prozesse und Richtlinien zu ausgewählten Themenbereichen konkretisiert und ergänzt. Alle Prozesse und Richtlinien stehen im Einklang mit diesem Kodex, der eine interne Verhaltensanweisung darstellt.
2.3 Achtung der Menschenrechte und umweltrechtlichen Pflichten
DiaSys bekennt sich zur Achtung der Menschenrechte und umweltrechtlichen Pflichten innerhalb der Lieferkette und betrachtet den Schutz von Menschenrechten als zentrales Element. Erster Ansatzpunkt ist hierfür unser eigener Geschäftsbereich. Wir erwarten von unseren Führungskräften und unseren Mitarbeitern, dass sie als Repräsentanten unseres Unternehmens als Vorbilder fungieren.
Dazu erwarten wir, dass unsere Mitarbeiter bei der Ausführung ihrer Arbeiten geltendes Recht umsetzen, die international anerkannten Menschenrechte sowie umweltbezogenen Pflichten respektieren und dafür Sorge tragen, Menschenrechtsverletzungen und Umweltverschmutzungen vorzubeugen. Dies umfasst insbesondere die folgenden Grundsätze:
Kinder- und Zwangsarbeit sowie Sklaverei
Wir verurteilen jegliche Form von Kinder- und Zwangsarbeit sowie der Sklaverei.
Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit
Wir verpflichten uns, die nach dem Recht des Beschäftigungsortes geltenden Pflichten des Arbeitsschutzes einzuhalten und somit der Gefahr von Unfällen bei der Arbeit oder arbeitsbedingter Gesundheitsgefahren vorzubeugen.
Koalitionsfreiheit
Wir lehnen jegliche Missachtung der Koalitionsfreiheit ab. Alle unsere Führungspersonen und Mitarbeiter, unabhängig davon, auf welcher Position sie in unserem Unternehmen tätig sind, sind verpflichtet, das Recht unserer Beschäftigten auf Zusammenschluss oder Beitritt zu Gewerkschaften zu achten sowie die Gründung, den Beitritt und die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft nicht als Grund für ungerechtfertigte Diskriminierung oder Vergeltungsmaßnahmen zu nutzen. Darüber hinaus achten alle unsere Führungskräfte und Beschäftigten das Recht von Gewerkschaften, sich frei und in Übereinstimmung mit dem Recht des Beschäftigungsortes betätigen zu dürfen.
Diskriminierung
Alle Menschen genießen Gleichbehandlung. Wir lehnen jegliche Form der Ungleichbehandlung, etwa aufgrund von nationaler und ethnischer Abstammung, sozialer Herkunft, Gesundheitsstatus, Behinderung, sexueller Orientierung, Alter, Geschlecht, politischer Meinung, Religion oder Weltanschauung ab, sofern diese nicht in den Erfordernissen der Beschäftigung begründet ist. Eine Ungleichbehandlung umfasst insbesondere die Zahlung ungleichen Entgelts für gleichwertige Arbeit.
Angemessene Löhne
Wir erwarten die Zahlung eines angemessenen Arbeitslohnes.
Umweltschäden
Wir erwarten von unseren Führungskräften und unseren Beschäftigten, jeglicher Art von Umweltschäden vorzubeugen. Dazu zählt die Herbeiführung von schädlichen Bodenveränderungen, Gewässer- und Luftverunreinigungen, schädlichen Lärmemissionen sowie der übermäßige Wasserverbrauch.
3. Verhalten im Geschäftsverkehr
3.1 Gebot fairen Wettbewerbs, Verbot von Kartellen
Ein freier, unbeschränkter und fairer Wettbewerb ist das Grundprinzip der Marktwirtschaft. Wir unterstützen alle Bemühungen, diese Prinzipien zu fördern. Es entspricht unserer Geschäftspolitik, im Wettbewerb ausschließlich auf Leistung, Kundenorientierung sowie die Qualität unserer innovativen Produkte zu setzen. Wir tolerieren kein Verhalten unserer Mitarbeiter, das den nationalen und international geltenden Wettbewerbsregeln und Kartellvorschriften zuwiderläuft.
Jegliche wettbewerbswidrigen und kartellrechtlich relevanten Verhaltensweisen sind zu unterlassen. In unserer Richtlinie Kartellrecht sind die Arten von Tätigkeiten erfasst, die bei unrechter Ausführung einen Verstoß gegen Kartell- und Wettbewerbsgesetze oder -bestimmungen darstellen könnten und die zu vermeiden sind.
3.2 Verbot von Korruption
Die Bewerbung unserer Produkte ist durch Innovation, Qualität und Preis bestimmt. Jegliche Form der Korruption ist verboten. DiaSys toleriert kein unrechtmäßiges Anbieten oder Gewähren von Vorteilen gegenüber Geschäftspartnern, Amtsträgern oder sonstigen Personen im Zusammenhang mit der Vergabe, Genehmigung und Ausführung von Aufträgen. Aufgrund des engen Rahmen für Geschenke und Einladungen an einen Amtsträger ist immer sicherzustellen, dass diese nach den jeweiligen gesetzlichen/behördlichen Bestimmungen zulässig sind.
Des Weiteren verpflichten wir uns in diesem Zusammenhang, als Mitgliedsunternehmen des VDGH und der MedTech Europe, bei der finanziellen und materiellen Unterstützung Angehöriger der medizinischen Fachkreise und Einrichtungen des Gesundheitswesens die Grundsätze des VDGH Kodex für In-vitro-Diagnostika und Medizinprodukte und des MTE Kodex zum ethischen Geschäftsverhalten europaweit einzuhalten.
Näheres regeln die DiaSys Richtlinie Zuwendungen und die Prozesse Gewähren und Annehmen von Zuwendungen sowie Ethisches Geschäftsverhalten zur finanziellen und materiellen Unterstützung medizinischer Fachkräfte und Einrichtungen des Gesundheitswesens.
3.3 Geldwäscheprävention
Als Güterhändler sind wir verpflichtet, das Geldwäschegesetz umzusetzen. Um zu verhindern, dass wir zur Begehung krimineller Handlungen missbraucht werden, um illegal erworbene Gewinne aus schweren Straftaten in den legalen Wirtschaftskreislauf einzuführen, haben wir entsprechende Vorkehrungen getroffen und Prozesse zu den Vorgaben von Güterhändlern, Durchführung der Sorgfaltspflichten, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsplichten und Verdachtsmeldeverfahren etabliert, damit wir in Verdachtsmomenten entsprechend dem Gesetz reagieren können.
3.4 Regelung von Spenden und Sponsoring
DiaSys unterstützt kulturelle, soziale, wissenschaftliche, technische und ökologische Institutionen, Organisationen und Vorhaben in unserer Region durch Spenden und Sponsoring. Diese freiwilligen Leistungen dürfen weder den Anschein der Einflussnahme erwecken, noch dazu geeignet sein, das Ansehen von DiaSys oder seinen Mitarbeitern zu schädigen.
Spenden und Sponsoring-Leistungen dürfen nur gewährt werden, wenn sie keinen Vorgaben der Geschäftsführung oder in Kraft gesetzter Compliance-Regeln widersprechen. Den Genehmigungsprozess und dabei relevante Betragsgrenzen regelt der Prozess Spenden und Sponsoring.
3.5 Beachtung von Exportkontrollvorschriften und Zollbestimmungen
Die Einhaltung national und international geltender Handelsbestimmungen und Exportbeschränkungen haben für DiaSys Priorität. Deshalb sind alle nationalen und internationalen, den Import, den Export oder inländischen Handel von Waren beschränkenden oder verbietenden Vorschriften und Embargos einzuhalten. Gleiches gilt für Exportkontrollvorschriften, Zollbestimmungen und sich daraus ergebende Genehmigungsverfahren. Näheres ist in den Exportkontrollprozessen der DiaSys geregelt.
3.6 Auswahl von Geschäftspartnern
Die Auswahl von Lieferanten erfolgt sorgfältig und nach objektiven Kriterien auf Grundlage des Prozesses Auswahl und Freigabe von Lieferanten. Eine Bewertung aller Geschäftspartner, wie Lieferanten, Distributoren und Dienstleister, erfolgt durch eine Geschäftspartner-Due-Diligence vor und während einer Geschäftsbeziehung, die in den Prozessen Überwachung und Bewertung von Lieferanten und Geschäftspartnerprüfung geregelt ist.
3.7 Dokumentation und Berichterstattung
Alle nach internen oder externen Vorschriften zu dokumentierenden Compliance-Leistungen werden innerhalb eines vorgesehenen Systems erfasst und entsprechen den Dokumentationsanforderungen. Dokumentationen werden nach den gesetzlichen sowie internen Vorgaben und Fristen aufbewahrt.
4. Mitarbeiter und Führungskultur
4.1 Führungskultur
DiaSys steht zu der sozialen Verantwortung gegenüber seinen Mitarbeitern. Deshalb fördern wir die berufliche und persönliche Entfaltung unserer Mitarbeiter, sorgen für eine sichere Arbeitsumgebung, faire Arbeitsbedingungen und investieren in die Qualifikation unserer Beschäftigten. Wir vertrauen auf die Loyalität unserer Mitarbeiter und erwarten von ihnen rechtlich und ethisch integres Verhalten sowie eine Ausrichtung ihres Handelns an den Grundsätzen dieses Verhaltenskodex.
4.2 Faire Arbeitsbedingungen und Arbeitssicherheit
Wir achten auf einen fairen Umgang mit unseren Mitarbeitern, dulden keine Diskriminierung und Belästigung, bieten eine angemessene Entlohnung und halten uns an arbeitsrechtliche Vorgaben. Wir respektieren eine rechtmäßige Interessenvertretung unserer Beschäftigten. Die Gesundheit unserer Mitarbeiter und die Sicherheit am Arbeitsplatz haben für uns einen hohen Stellenwert. Alle Vorschriften zum Gesundheitsschutz, zur Arbeitssicherheit und zum Brandschutz werden eingehalten. Wir sind bestrebt, die Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter in ihrem Arbeitsumfeld stetig zu verbessern und Gefährdungen zu vermeiden.
4.3 Vertraulichkeit, Datenschutz und Informationssicherheit
DiaSys verpflichtet sich der Sicherheit und dem Schutz sensibler und personenbezogener Daten. Jeder Mitarbeiter der DiaSys unterliegt der Verschwiegenheitspflicht im Hinblick auf die internen Angelegenheiten von DiaSys gegenüber Dritten, sofern sie nicht zuvor rechtmäßig veröffentlicht oder Dritten zugänglich gemacht worden sind. Die Pflichten sind Bestandteil der Arbeitsverträge. Jeder Mitarbeiter ist außerdem zum Schutz der Privatsphäre der Betroffenen verpflichtet, die gesetzlichen und internen Vorschriften über den Umgang mit personenbezogenen Daten einzuhalten. DiaSys hat diesbezüglich eine Datenschutzrichtlinie hinsichtlich der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten etabliert. Geschäftsdaten werden vor dem unberechtigten Zugriff Dritter unter Anwendung hoher technischer und organisatorischer Sicherheitsstandards gesichert und geschützt.
4.4 Sorgfältiger Umgang mit Unternehmenseigentum
DiaSys erwartet von allen Beschäftigten einen sorgfältigen Umgang mit allen materiellen und immateriellen Gütern des Unternehmens. Dazu gehören neben Immobilien und Geschäftsausstattung auch Betriebsmittel, Produkte, Informationssysteme, Software und gewerbliche Schutzrechte (z.B. Patente). Schäden sind zu melden. Die private Nutzung und Entfernung von Unternehmenseigentum sind verboten, soweit nicht eine ausdrückliche Erlaubnis vorliegt.
5. Umsetzung des Verhaltenskodex
5.1 Compliance-Organisation
Zur Unterstützung der Einhaltung von Gesetzen und selbst auferlegten Richtlinien hat die DiaSys eine Compliance-Organisation implementiert. Sie wird durch ein Compliance-Komitee gelenkt, dem unter anderen zwei Compliance-Officer und zwei Geschäftsführer angehören. Allen Geschäftsbereichen sind Compliance-Beauftragte zugeordnet. Die Compliance-Officer sind für den Aufbau und die Umsetzung unseres Compliance Management Systems verantwortlich und sind ständige Ansprechpartner für alle Fragen der Compliance.
Die in diesem Verhaltenskodex niedergelegten Grundsätze und Werte sind die Basis für eine weiterhin ökonomisch, sozial und ökologisch nachhaltige Entwicklung der DiaSys. Sie spiegeln unser Compliance Management System wider, dienen der Minimierung und Steuerung von Geschäftsrisiken und konkretisieren die Verantwortung von DiaSys für Mensch und Umwelt. DiaSys erwartet daher von allen Beschäftigten die strikte Umsetzung und Einhaltung dieses Kodex.
Die Verantwortung für die Kenntnis und Einhaltung dieses Kodex, für die Integrität im Geschäftsgebaren und die Rechts- und Regeltreue liegt bei jedem einzelnen Beschäftigten von DiaSys. Verstöße können die DiaSys gefährden. Deshalb werden sie von der Unternehmensführung sehr ernst genommen und entsprechend sanktioniert.
5.2 Kultur der offenen Aussprache
DiaSys pflegt eine Kultur der offenen Aussprache. Jeder Mitarbeiter kann Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex dem Compliance-Officer mitteilen, ohne dass ihm dadurch Nachteile entstehen. Des Weiteren wurde ein Hinweisgebersystem etabliert, in dem regelwidriges Verhalten auch anonym gemeldet werden kann. Sollten Verstöße gegen diesen Code of Conduct festgestellt werden, ermuntern und unterstützen wir ausdrücklich dazu, diese an den Compliance-Officer zu melden.
5.3 Kontakt zur Compliance-Organisation
Hinweise, Fragen und Anregungen zu Compliance-Themen können an die Compliance-Officer gerichtet werden:
Stefanie Giesener
Durchwahl: +49 6432 9146-181
E-Mail: stefanie.giesener@diasys.de
Marion Pumplun
Durchwahl: +49 6432 9146-454
E-Mail: marion.pumplun@diasys.de