Compliance Management
Im Rahmen der Umsetzung unserer Compliance Strategie haben wir ein umfassendes Compliance Management System (CMS) gemäß ISO 37301 zur Sicherstellung eines ethischen sowie gesetzes- und rechtskonformen Verhaltens unseres Unternehmens eingerichtet. Das CMS dient ebenso der Verhinderung und Prävention von Verstößen. Diese Zielsetzung richtet sich an unsere Geschäftsführung, an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie auch an unsere Geschäftspartner.
Innerhalb unseres CMS haben wir dazu insbesondere eine eigene organisatorische Compliance Struktur in unserem Unternehmen geschaffen. Unsere Compliance Officer sind eigens für die Umsetzung und Überwachung unseres CMS zuständig. Sie stehen allen unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie unseren Geschäftspartnern jederzeit persönlich, telefonisch, per Brief oder auch E-Mail für alle Fragen im Zusammenhang mit Compliance-Themen zur Verfügung.
Maßnahmen der Geschäftsführung
Das Bekenntnis zu Compliance wird von der Geschäftsführung klar kommuniziert. Hierzu wurde eine Absichtserklärung zum Aufbau eines Compliance Management Systems und ein Verhaltenskodex verfasst und veröffentlicht. Zur Beratung und Unterstützung der Geschäftsführung sowie zum Aufbau, zur Verbesserung und Weiterentwicklung des Compliance Management Systems wurde eine unabhängige Compliance-Funktion und ein Compliance-Komitee eingerichtet.
Compliance-spezifischer Rahmenwerke
Mit der Implementierung Compliance-spezifischer Verfahrensanweisungen, Richtlinien und Vorhaltung relevanter gesetzlicher Anforderungen im unternehmensspezifischen Rechtskataster sind unsere Regeln eindeutig und transparent festgelegt. Wir halten rechtliche Vorgaben sowie die von uns selbst definierten bindenden Verpflichtungen ein. Diese werden regelmäßig überprüft und aktualisiert.
Systematische Schulung der Mitarbeiter
Um die Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems zu gewährleisten, müssen alle Mitarbeiter mit den relevanten gesetzlichen Anforderungen sowie den internen Compliance-Dokumenten vertraut sein. Unser Ziel ist, dass alle Mitarbeiter unsere Compliance-Regeln kennen und einhalten. Grundlage dafür sind Compliance-Schulungen, die in Form von Präsenz- und Online-Trainings stattfinden. Die zu absolvierenden Trainings werden nach Tätigkeits- und Verantwortungsprofil eines Mitarbeiters bedarfsgerecht zugewiesen. Schulungen von grundlegender Relevanz sind als Pflichtschulung von jedem Mitarbeiter zu absolvieren. Der Schulungsbedarf wird regelmäßig überprüft.
Meldung von regelwidrigem Verhalten
Wir ermutigen unsere Mitarbeiter, mögliche Unregelmäßigkeiten und Verstöße gegen Gesetze, interne Regelungen und Richtlinien zu melden. Hierfür wurde ein Hinweisgebersystem eingerichtet, das eine vertrauliche Meldung über verschiedene Meldewege ermöglicht. Hinweisen auf Compliance-Verstöße geht der Compliance-Officer in jedem Fall nach. Bei einer Meldung sind keine Vergeltungsmaßnahmen oder negative Folgen zu befürchten, auch wenn sich die Meldung als unbegründet oder als nichtzutreffend erweist, sie jedoch im guten Glauben oder auf Grundlage begründeter Vermutung erfolgt ist.
Folgen von regelwidrigem Verhalten
Für Mitarbeiter und Unternehmen können sich aus Compliance-Verstößen ernste Konsequenzen, wie Abmahnung, Kündigung, Schadensersatzansprüche, Prozesse, Strafen und Imageverlust ergeben. Unser Grundsatz lautet, keinerlei Toleranz bei Compliance-Verstößen. Wo es doch dazu kommt, werden wir konsequent dagegen vorgehen.
Umfang des Compliance Management Systems
Nach dem Aufbau des Compliance Management Systems für die DiaSys Diagnostic Systems GmbH wird das System im Konzern ausgebaut.
Wesentliche Pflichten, Leitlinien und Werte für das rechtskonforme Handeln unseres Unternehmers ergeben sich aus unserem Verhaltenskodex. Dieser wird durch eine Vielzahl an Compliance-Richtlinien und Verhaltensvorgaben konkretisiert. Unser Unternehmen hat darüber hinaus zahlreiche weitere interne Prozesse zur Risikoanalyse und für ein effektives Monitoring unseres CMS implementiert.
Ein wesentliches Element unseres Compliance Management Systems ist die Einrichtung eines webbasierten internen Hinweisgeber-Systems. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unseres Unternehmens sowie unsere Geschäftspartner (Lieferanten, Kunden usw.) haben darüber die Möglichkeit, Meldungen über Verstöße gegen Gesetze, den Verhaltenskodex und Richtlinien – auch vollständig anonym – abzugeben.